ENSEM Escuela Normal Superior del Estado de México

= Departamentos =

Archivo General

 

OBJETIVO:

 

Compilar, seleccionar, procesar, almacenar, recuperar y diseminar información relativa a los procesos académicos y administrativos de la institución, para asegurar su custodia y optimizar el proceso de información y toma de decisiones, de acuerdo al marco legal existente.

 

DESCRIPCIÓN:

 

Instancia encargada de recuperar, sistematizar y difundir la información relevante relacionada con los procesos académicos y administrativos de la institución.

 

FUNCIONES:

  1.  
  2. Elaborar, desarrollar, dar seguimiento y evaluar el programa de trabajo que se genere para el cumplimiento de sus funciones.
  3. Establecer lineamientos reguladores para la clasificación, ordenación y tratamiento de la documentación de los diferentes departamentos que integran a la institución educativa.
  4. Generar propuestas de tecnología de punta para innovar los procesos del archivo general.
  5. Atender los requerimientos de información solicitados por las instancias correspondientes.
  6. Instrumentar mecanismos de comunicación con la comunidad escolar, a fin de atender las actividades institucionales y la normatividad inherentes.
  7. Solicitar información relevante a los diferentes departamentos de la institución, organizarla y hacerla accesible a la comunidad escolar.
  8. Establecer criterios y directrices sobre transferencias de documentación, selección y eliminación de documentos, gestión documental y lo relativo a otros aspectos de tratamiento de la información.
  9. Formular directrices para la ubicación física de la documentación, estableciendo las condiciones necesarias que debe reunir la infraestructura para la utilización y seguridad.
  10. Clasificar, ordenar, inventariar y catalogar la documentación, en función de los diferentes tipos de archivos que se manejen.
  11. Impulsar actividades y desarrollar contenidos para la información de los usuarios en cuanto a la organización y el tratamiento técnico de la documentación.
  12. Desarrollar y participar en actividades de difusión del patrimonio documental de la institución educativa.
  13. Apoyar procesos de actualización y adiestramiento al personal de la institución en la materia, atendiendo las políticas, normas y procedimientos establecidos por las autoridades correspondientes.
  14. Atender todas aquellas funciones que impliquen organización y tratamiento de la documentación que conforma el patrimonio documental de la institución.
  15. Realizar aquellas que sean necesarias para el debido cumplimiento de sus propósitos, atribuciones y demás que le confieran los ordenamientos normativos.

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